Verklagsreglur Mosfellsbæjar um rafræna vöktun

1. gr. Rafræn vöktun og gildissvið
Mosfellsbær nýtir rafræna vöktun hjá stofnunum sínum þar sem það er talið nauðsynlegt á grundvelli öryggis eða eignavörslu. Rafræn vöktun nær bæði til vöktunar þar sem persónuupplýsingar eru geymdar og hugsanlega unnar frekar og vöktunar sem fer fram í rauntíma án þess að fram fari söfnun myndefnis eða önnur vinnsla persónuupplýsinga.

Reglum þessum er ætlað að tryggja að við alla rafræna vöktun sé gætt meðalhófs og virðingar fyrir friðhelgi einkalífs þeirra sem henni sæta.

Við rafræna vöktun hjá stofnunum Mosfellsbæjar skal sérstaklega tryggt að meginreglum 8. gr. persónuverndarlaga sé fylgt. Þannig skal vöktun ávallt fara fram í skýrum og málefnalegum tilgangi og þær unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti. Eingöngu sé safnað nauðsynlegum persónuupplýsingum, þær varðveittar í takmarkaðan tíma og þannig að öryggi þeirra sé tryggt.

Reglur þessar eru settar til samræmis við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018, og reglur Persónuverndar nr. 837/2006, um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun. Reglur þessar skulu gilda um alla rafræna vöktun hjá stofnunum Mosfellsbæjar og skulu birtar opinberlega.

2. gr. Umfang rafrænnar vöktunar og tilgangur
Tilgangur með rafrænni vöktun með öryggismyndavélum er að varna að eigur Mosfellsbæjar séu skemmdar, þeim sé stolið, að farið sé um byggingar í leyfisleysi og til að stuðla öryggi á þessum svæðum.

Stafrænar myndavélar eru einungis settar upp hjá stofnunum Mosfellsbæjar þegar það er talið nauðsynlegt að hafa rafræna vöktun á grundvelli öryggis og/eða eignavörslu. Vöktunin og reglur þessar eru kynntar þeim sem vöktun hefur áhrif á, hvort sem um ræðir nemendur, foreldra og/eða starfsmenn, vegfarendur og aðra sem sækja þjónustu í stofnunum Mosfellsbæjar, ef öryggismyndavél er í almannarými.

Tilgangur með upptöku símatala er að gæta lögmætra hagsmuna Mosfellsbæjar og tryggja öryggi starfsmanna. Þeir aðilar sem sæta upptöku skulu upplýstir um að símtal sé eða kunni að vera hljóðritað. Tilgangur upptökunnar er jafnframt að vernda hagsmuni þeirra sem nýta sér þjónustu bæjarins t.d. með því að geta fært sönnur á efni samtala sem kunna að hafa þýðingu fyrir réttindi eða skyldur Mosfellsbæjar, þjónustuþega bæjarins, viðskiptamanna bæjarins eða annarra sem kunna að eiga hagsmuna að gæta í samskiptum sínum við bæjarfélagið. Þá er upptökum á símtölum einnig ætlað að vernda starfsmenn sveitarfélagsins gegn hótunum sem þeir kunna að sæta í tengslum við störf sín til að tryggja öryggi þeirra.

3. gr. Skoðun persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun
Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun eru eingöngu skoðaðar ef upp koma atvik er varðar eignarvörslu og/eða öryggi einstaklinga, s.s slys, þjófnaður, skemmdarverk eða hótanir, eða ef upp kemur ágreiningur sem varðar réttindi eða skyldur sveitarfélagsins eða þeirra sem eiga í samskiptum við sveitarfélagið og hafa hagsmuna að gæta.

Einungis forstöðumenn stofnana Mosfellsbæjar eða nánar tilgreindir starfsmenn útnefndir af þeim skulu hafa aðgang að rafrænni vöktun skulu hafa hann. Starfsmenn sem þurfa að hafa aðgang að vöktuninni skulu undirrita trúnaðar- og þagnarskylduyfirlýsinu þar sem fram kemur að þeir séu bundnir þagnarskyldu um þau atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu, sbr. 57. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998.

Öll skoðun á efni sem verður til við rafræna vöktun Mosfellsbæjar skal vera skrásett og skulu ávallt að lágmarki tveir starfsmenn, sem hafa aðgang að vöktuninni, vera viðstaddir skoðunina.

Ef upp kemur atvik sem þarfnast skoðunar og skoðun leiðir í ljós atvik þar sem ólögráða einstaklingur á í hlut, skal hafa samband við forráðamenn viðkomandi og bjóða þeim að vera viðstaddir skoðunina svo fremi sem kostur er.

Ef aðili sem sætt hefur rafrænni vöktun óskar eftir að fá að skoða gögn, skulu starfsmenn Mosfellsbæjar, sem hafa aðgang að vöktuninni, skoða umrædda upptöku og ganga úr skugga um að upptakan sé af viðkomandi. Ef svo er skal verða við þeirri beiðni eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku hennar. Ef aðrir einstaklingar eru persónugreinanlegir á viðkomandi upptöku skal þeim tilkynnt um að upptaka sem inniheldur myndefni af þeim sé til skoðunar og þeim einnig boðið að skoða upptökuna.

Ef ágreiningur skapast um vinnslu efnis sem safnast við rafræna vöktun, t.d um lögmæti vöktunar, fræðslu eða rétt til að skoða gögn sem safnast, skal leita ráðgjafar persónuverndarfulltrúa Mosfellsbæjar. Ef enn er til staðar ágreiningur er skal leita til Persónuverndar sem getur lagt fyrir Mosfellsbæ að varðveita upptökur þar til niðurstaða hennar liggur fyrir.

4. gr. Varðveisla persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun
Óheimilt er að varðveita persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun lengur en í 90 daga nema að lög heimili það eða dómsúrskurður liggi fyrir. Mosfellsbær tryggir því yfirskrift á stafrænum upptökum áður en 90 daga varðveislu er náð.

5. gr. Afhending persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun
Upptökur og gögn sem verða til við rafræna vöktun er almennt óheimilt að afhenda öðrum en lögreglu og þá eingöngu ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða. Óheimilt er að afhenda þriðja aðila upplýsingar sem aflað hefur verið með rafrænni vöktun nema með skýru upplýstu samþykki þess aðila sem upptakan er af eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar.

6. gr. Ábendingar og andmæli varðandi framkvæmd vöktunar
Hafa skal samband við persónuverndarfulltrúa Mosfellsbæjar ef einhverjar ábendingar eða andmæli eru vegna framkvæmd vöktunar, með því að senda tölvupóst á personuvernd@mos.is eða í síma: 525-6700.

7. gr. Öryggismyndavélar í Mosfellsbæ í samstarfi við lögreglu og Neyðarlínu
Reglur þessar gilda ekki um þær öryggismyndavélar sem hafa verið settar upp í samstarfi við lögreglu og Neyðarlínuna utan stofnana Mosfellsbæjar. Er aðkoma Mosfellsbæjar við þá vöktun eingöngu takmörkuð við kaup á búnaði, uppsetningu og merkingu.

Samþykkt á 1486. fundi bæjarráðs Mosfellsbæjar 21.4. 2021.
Staðfest á 782. fundi bæjarstjórnar Mosfellsbæjar 5.5. 2021.